Jak przygotować salę konferencyjną?

Konferencje są nieodłącznym elementem świata biznesu i nauki. Długie debaty wymagają jednak zapewnienia odpowiednich warunków, dzięki którym uczestnicy nie tylko wyniosą pożądaną wiedzę, ale też będą skoncentrowani i aktywni nawet po wielu godzinach dyskusji. Na miejsce takich spotkań firmy wybierają obiekty hotelowe, które dysponują salami konferencyjnymi. O sukcesie spotkań i komforcie uczestników decyduje odpowiednie przygotowanie takich pomieszczeń.

Wielkość pomieszczenia i klimatyzacja

Ośrodki turystyczne i centra hotelowe, które w swojej ofercie uwzględniły również organizację konferencji, dysponują odpowiednimi pomieszczeniami. Często jest ich więcej niż jedno, a zróżnicowane wielkość i kubatura pozwalają na dostosowanie do liczby planowanych uczestników. Warto pamiętać, że spotkania naukowe czy biznesowe trwają wiele godzin, podczas których goście oddychają i zużywają tlen. Jednocześnie wzrasta też temperatura, podnoszona nie tylko przez obecność osób w pomieszczeniu, ale również w następstwie używania urządzeń multimedialnych czy oświetlenia. Takie warunki stopniowo pogarszają koncentrację i powodują szybkie zmęczenie. Przygotowanie sali konferencyjnej na potrzeby określonej grupy gości wymaga zapewnienia odpowiedniej atmosfery. Idealnym rozwiązaniem jest klimatyzacja, a jeśli jej nie ma – warto zadbać o odpowiedni system wentylacji i możliwość otwierania okien. Dobrym rozwiązaniem jest też umieszczenie gości w sali o większej pojemności niż wynosi rzeczywista liczebność grupy.

Niezbędne wyposażenie

Współczesne konferencje nie przypominają już dawnych nudnych serii przemówień, wygłaszanych z podestu czy ambony. Nowoczesne firmy korzystają z dokonań techniki, urozmaicając spotkania zestawem rozmaitych środków audiowizualnych i pomocy biurowych. Przygotowanie pomieszczenia na potrzeby konferencji wymaga zapewnienia takiego sprzętu. Do standardów można zaliczyć:

• projektor multimedialny i ekran do wyświetlania obrazów czy prezentacji,
• laptop z możliwością podłączenia rzutnika,
• system nagłośnienia (Mikrofon i głośniki) w dużych salach,
• tablicę interaktywną,
• wskaźnik laserowy,
• stojaki na plansze i mapy,
• tablice typy flipchart,
• materiały biurowe, papier, pisaki do tablic itp.
• bezprzewodowe łącze internetowe.

Wśród istotnych elementów wyposażenia sali konferencyjnej warto również wymienić meble. Jakość, stabilność i profil krzeseł mają decydujące znaczenie nie tylko dla wygody uczestników. Kręcenie się czy częste zmienianie pozycji zakłóca odbiór przekazu innym uczestnikom i może dekoncentrować prowadzącego.